Die Zukunft der Rechnungsstellung in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD verstehen

Einführung

Ab Januar 2025 verpflichtet Deutschland zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) für bestimmte Transaktionen, was einen erheblichen Wandel in den Geschäftspraktiken mit sich bringt. Das Verständnis der Kernelemente dieser Änderung – XRechnung und ZUGFeRD – ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und reibungslose Geschäftsabläufe.

TL;DR Too long; Didn't read!

XRechnung: ist die XML-Datei mit allen Daten für eine Rechnung, diese Datei wird in Ihrer Buchhaltungssoftware verwendet.
ZUGFeRD: Es ist die PDF-Rechnungsdatei mit der angehängten XRechnung .XML-Datei.
Automatisieren Sie den Druck- und Archivierungsprozess mit dem Automatic Email Manager.

Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist das strukturierte Datenformat für elektronische Rechnungen in Deutschland. Basierend auf XML (Extensible Markup Language) enthält es alle erforderlichen Rechnungsinformationen in einem maschinenlesbaren Format, das automatisierte Verarbeitung und Validierung ermöglicht. Man kann es als das strukturierte Daten "Rückgrat" der E-Rechnung betrachten.
ZUGFeRD (Zentraler Anwenderleitfaden des Forums für E-Rechnung in Deutschland) ergänzt die XRechnung. Es bietet eine standardisierte Möglichkeit, die strukturierten XRechnung-XML-Daten innerhalb einer für Menschen lesbaren PDF-Rechnung einzubetten. Dieser hybride Ansatz stellt sicher, dass Maschinen die XML verarbeiten können, während Menschen die Rechnung in einem vertrauten PDF-Format leicht lesen und verstehen können. Wichtig ist, dass die XML und PDF die gleichen Rechnungsdaten repräsentieren.

Warum ein PDF neben XML?

Während XRechnung (XML) die automatisierte Verarbeitung ermöglicht, ist eine für Menschen lesbare Version aus praktischen Gründen unerlässlich:

Einfache Überprüfung und Verifizierung: Menschen müssen die Rechnungsdetails schnell ohne spezielle Software überprüfen können.
Archivierung und Audit-Trails: PDFs bieten ein leicht zugängliches Format für die Aufbewahrung und Prüfungen.
Streitbeilegung: Ein klares, für Menschen lesbares Format vereinfacht die Klärung von Differenzen oder Streitigkeiten.
Zugänglichkeit Nicht alle Unternehmen verfügen über Systeme, die XML direkt verarbeiten können. Ein PDF stellt sicher, dass jeder auf die Rechnungsinformationen zugreifen kann.

Daher sollte die XML-Rechnungsdatei immer von einer lesbaren Rechnung, typischerweise im PDF-Format, begleitet werden, die die identischen Informationen enthält. Dieser kombinierte Ansatz gewährleistet sowohl Maschinenlesbarkeit als auch menschliche Zugänglichkeit.

Drucken von ZUGFeRD/XRechnung PDFs mit dem Automatic Email Manager

Der Automatic Email Manager bietet eine effiziente Möglichkeit, diese E-Rechnungen zu verwalten, auf der Festplatte zu speichern und zu drucken. So können Sie die PDF-Rechnung, die mit der elektroni- schen XRechnung oder ZUGFeRD bereitgestellt wird, automatisch auf der Festplatte speichern oder drucken:

1. Laden Sie den Automatic Email Manager herunter und installieren Sie ihn. Konfigurieren Sie ihn so, dass er auf das E-Mail-Konto zugreift, in dem Sie Rechnungen erhalten.

2. Erstellen Sie ein Szenario zur Rechnungsverarbeitung: Fügen Sie die benötigten Aktionen hinzu: 'Drucken von Anhängen' und 'Anhänge speichern' (wenn Sie sie zur Integration in Ihre Buchhaltungssoftware auf der Festplatte speichern möchten). Richten Sie eine Bedingung innerhalb des Szenarios ein, um eingehende Rechnungen zu verwalten. Diese Bedingung sollte E-Mails identifizieren, die XRechnung- oder ZUGFeRD-Anhänge enthalten (in der Regel identifiziert durch Dateiendungen wie .xml und .pdf).

Szenario mit Druckaktionen

XRechnung is mandatory, handle them with Automatic Email Manager

Durch die Automatisierung des Prozesses zum automatischen Speichern oder Drucken der erhaltenen E-Rechnung spart der Automatic Email Manager Ihnen Zeit und reduziert den manuellen Aufwand, sodass Sie sich auf andere wichtige Geschäftsaufgaben konzentrieren können. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie der Automatic Email Manager Ihre E-Rechnungsprozesse optimieren kann.