Die Speicher- und Konvertierungsaufgaben automatisieren
Eine der Herausforderungen, mit denen viele Unternehmen konfrontiert sind, ist die Verwaltung der großen Menge an E-Mails und Anhängen,
die sie täglich erhalten. E-Mails und Anhänge enthalten wertvolle Informationen, die gespeichert, organisiert und für verschiedene Zwecke
abgerufen werden müssen. Das manuelle Speichern von E-Mails und Anhängen kann jedoch mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig sein.
Eine Automatisierung der Speicherung und Konvertierung von E-Mails und Anhängen bringt erhebliche Vorteile in Form von besserer Organisation,
höherer Effizienz, besserer Zusammenarbeit, besserer Datensicherung, weniger manuellen Fehlern und besserer Compliance.
- Gesteigerte Effizienz: Sie können den manuellen Aufwand eliminieren und die Wahrscheinlichkeit von manuellen Fehlern reduzieren, was Zeit spart und die Effizienz erhöht.
- Bessere Integration: Sie können gespeicherte E-Mails und Anhänge mit anderen Lösungen wie ERP gemeinsam nutzen, was die Produktivität erhöht und die Teamarbeit verbessert.
- Bessere Organisation: Sie können E-Mails und Anhänge strukturiert speichern, so dass Sie bestimmte Informationen leichter finden und abrufen können.
- Bessere Einhaltung von Vorschriften: Sie können die gesetzlichen Vorschriften für die Aufbewahrung und Archivierung von E-Mails einhalten und so rechtliche Risiken und Strafen vermeiden.
Auf einen Blick
- Perfekt für die Archivierung von E-Mails im PDF-Format
- Hervorragend geeignet für die Integration mit externen Lösungen wie ERP, CRM usw.
- Ideal für Versicherungen, Banken, Agenturen, Fabriken
- Sehr einfach zu bedienen
- Sparen Sie Ihre Zeit: Sie erhalten 50 E-Mails pro Tag » Sparen Sie mindestens 1 Stunde
TL;DR Too long; Didn't read!
- Arbeitet in Echtzeit, wenn E-Mails in Ihrem E-Mail-Postfach eintreffen
- Speichern von E-Mails in den Formaten PDF, Text, EML, MSG und Bilderformaten
- Anhänge speichern und bei Bedarf konvertieren
- Zusammenführen von E-Mails und Anhängen in einem einzigen PDF »
- Speichern auf lokaler und Netzwerkfestplatte, auch wenn kein Benutzer am Computer angemeldet ist
- Sicher: Ihre Daten werden lokal auf dem Computer verarbeitet, auf dem die Software installiert ist (keine Daten werden an Dritte gesendet)
Aktion: E-Mail-Text auf Festplatte speichern
Wenn Automatic Email Manager neue E-Mails erkennt, kann er sie in vielen Formaten speichern, was ideal für Backups, Archivierung, Import in externe Prozesse, usw. Ist.
- Wählen Sie den Ordner und den Dateinamen aus; fügen Sie Variablen wie E-Mail Adresse, Betreff, Datum, usw.
- Wählen Sie das Format zum Speichern von E-Mails in PDF, EML, MSG, TXT, PNG, TIFF, JPG
- Sie können einen Teil Ihrer E-Mail mit dem Datenextraktor extrahieren (mehr dazu »)
- Wählen Sie eine Vorlage zum Rendern der E-Mail (für das PDF- oder Bildformat)
- Bei der Konvertierung in PDF oder Bildformaten können Sie Seitenzahlen und Stempel auf der Seite hinzufügen, wie z.B. Datum und Uhrzeit.
- Funktioniert perfekt mit Netzlaufwerken, USB-Speichern und Cloud-Speichern
Aktion: Anhänge speichern
Möchten Sie Zeit und Mühe sparen, indem Sie die Anhänge in Ihren E-Mails automatisch speichern? Mit dieser Aktion können Sie genau das tun! Sie können einen beliebigen Ordner auf Ihrem Gerät oder einen Cloud-Speicher wählen, um die empfangenen Dateien zu speichern. Sie müssen nicht mehr Ihren Posteingang durchsuchen oder die Dateien einzeln herunterladen. Richten Sie die Aktion nur einmal ein und vergessen Sie sie. Diese Aktion wird Ihr Leben einfacher und organisierter machen!
- Wie bei E-Mails definieren Sie Ordner und Dateinamen; Variablen einbeziehen
- Sie können eine Bedingung mit einer Regel verwenden, um nur bestimmte Anhänge zu verarbeiten, zum Beispiel nur PDF-Dateien
- Sie können Anhänge in PDF konvertieren
- Hinzufügen von Stempeln wie Seitenzahlen bei der Konvertierung in PDF
- Unterstützung für passwortgeschützte PDF-Dateien
- Unterstützung für ZIP-Dateien
- Viele Optionen für bestimmte Dateien wie Excel
Der automatische E-Mail-Manager wandelt wichtige Anhänge in PDF um:
- Word / Excel / Powerpoint
- Textdatei file, RTF, XML
- Bilder, Fotos (jpg, png, bmp,etc)
- Elektronische Faxe (in PDF oder TIFF)
- und vieles mehr ...
Bedingungen verwenden, um nur rechtmäßige E-Mails zu speichern
In einem Szenario können Sie eine Bedingung mit einer oder mehreren Regeln hinzufügen, um die E-Mail oder Anhänge zu prüfen. Wenn die Regel(n) erfüllt sind, wird das Szenario ausgeführt. Diese Regeln basieren auf:
- Betreff
- E-Mail des Absenders bzw. Empfängers
- Dateiname des Anhangs
- Text in der E-Mail
- ...
Die Aktion 'Anhänge speichern' hat auch eine Bedingung mit einer einzigen Regel, diese Regel gilt nur für die Aktion und nicht für das Szenario, sie basiert nur auf dem Dateinamen.
Zum Beispiel: Anhang nur speichern, wenn der Dateiname das Wort Rechnung enthält Prüfen Sie das Beispiel in der Dokumentation für 'Anhänge speichern' »
