Automatisez les tâches de sauvegarde et de conversion
L’un des défis auxquels de nombreuses organisations sont confrontées est de savoir comment
gérer le grand volume d’e-mails et de pièces jointes qu’elles reçoivent chaque jour. Les
e-mails et les pièces jointes contiennent des informations précieuses qui doivent être stockées,
organisées et accessibles à diverses fins. Cependant, l’enregistrement manuel des e-mails et des pièces jointes peut être fastidieux, chronophage et sujet aux erreurs.
La création d’une automatisation pour enregistrer et convertir les e-mails et les pièces jointes apporte des avantages significatifs en termes d’amélioration de l’organisation, d’efficacité accrue, de meilleure collaboration, de meilleure sauvegarde, de réduction des erreurs manuelles et de meilleure conformité.
- Efficacité accrue : vous pouvez éliminer les efforts manuels et réduire la possibilité d’erreurs manuelles, ce qui permet de gagner du temps et d’accroître l’efficacité.
- Meilleure intégration : vous pouvez partager des e-mails et des pièces jointes enregistrés avec d’autres solutions telles que l’ERP, ce qui améliore la productivité et le travail d’équipe.
- Organisation améliorée : vous pouvez enregistrer des e-mails et des pièces jointes de manière structurée, ce qui facilite la recherche et l’accès à des informations spécifiques.
- Meilleure conformité : vous pouvez vous conformer aux exigences réglementaires en matière de rétention et d’archivage des e-mails, en évitant les risques juridiques et les pénalités.
En un clin d'oeil
- LE meilleur pour l'archivage des emails au format PDF en temps réel
- Parfait pour intégrer vos emails avec des solutions externes comme un ERP, CRM, ...
- Idéal pour les sociétés d'assurances, banques, agences diverses, grosses entreprises
- Très simple d'utilisation
- Gagnez du temps: Vous recevez 50 emails/jour » Gagnez au moins 1 heure
TL;DR Too long; Didn't read!
- Fonctionne en temps réel à chaque nouvel email dans votre boîte
- Sauvegarde l'email en PDF, Texte, EML, MSG, formats Image
- Sauvegarde les pièces jointes et peut les convertir si nécessaire
- Fusionne l'email & pièce(s) jointe(s) en un fichier PDF »
- Sauvegarde sur vos disques du PC & sur les disques en réseaux, même lorsque vous n'êtes pas loggé
- Sécurisé: Vos données sont traités localement sur l'ordinateur (aucune donnée envoyés à l'extérieur)
Action: Enregistrez vos emails au format de votre choix
Quand Automatic Email Manager détecte de nouveaux emails il peut les enregistrer sur disque pour de l'archivage, de la sauvegarde, des process externes...
- Sélectionnez le dossier et nom de fichier, vous pouvez inclure des variables comme l'email, date, sujet, ...
- Convertissez l'email en PDF, EML, MSG, TXT, PNG, TIFF, JPG
- Vous pouvez extraire une partie du texte de l'email avec l'extrateur de donnée (en savoir+ »)
- Quand vous convertissez en PDF vous pouvez ajouter des numéros de page ainsi que des tampons (par exemple 'Reçu le 12/22/2024')
- Fonctionne avec tous les supports (disque réseau, usb, cloud,...)
Action: Exportez vos pièces jointes automatiquement
Voulez-vous gagner du temps en enregistrant automatiquement les pièces jointes dans vos e-mails ? Avec cette action, vous pouvez faire exactement cela ! Vous pouvez choisir n’importe quel dossier sur votre appareil ou votre réseau pour stocker les fichiers que vous recevez. Plus besoin de chercher dans votre boîte de réception ou de les enregistrer un par un. Cette action vous rendra la vie plus facile et plus organisée!
- Comme pour l'email, définissez le dossier et le nom d'enregistrement
- Vous utilisez les conditions pour ne traiter que certain fichiers, par exemple que les factures en PDF
- Vous pouvez même convertir certaines pièces jointes en PDF
- Ajoutez des numéros de page et tampons quand c'est convertit en PDF
- Fonctionne avec les PDF protégés par mot de passe
- Pour les fichiers Excel vous pouvez définir les feuilles à traiter
Automatic Email Manager peut convertir en PDF la majeur partie des pièces jointes comme:
- Word / Excel / Powerpoint
- Fichier Texte, RTF, XML
- Images, photos (jpg, png, bmp,...)
- Fax par email (in PDF or TIFF)
- Fichiers messages .EML et .MSG
- et bien plus ...
Utilisez les conditions pour ne traiter que les emails souhaités
Lorsque vous créez un scénario, vous pouvez définir des conditions avec des règles simples
qui permettent de filtrer les emails ou pièces jointes, quand les règles
correspondent alors le scénario est exécuté.
Vous pouvez définir des conditions avec de simples règles basées sur:
- Le sujet de l'email
- L'expéditeur, le destinataire
- Le nom des pièces jointes
- Le texte dans l'email
- Et bien plus...
L'action 'Enregistrer les pièces jointes' a aussi une condition avec une seule règle, cette règle s'applique uniquement à l'action et non au scénario, elle est basée uniquement sur le nom du fichier.
Par exemple: Enregistrer la pièce jointe seulement si le contient Facture.
Voir un exemple, en anglais, dans la documentation »
